制作Excel表格前需要什么准备工作?
ccwgpt 2024-11-15 16:53 23 浏览 0 评论
很多人认为表格设计没有什么“技术活”，只需要将标题和数据罗列出来。
其实，这种观点是不正确的，要想设计出专业的表格，必须要考虑制作这个表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要达到什么样的效果等。
只有这样，设计出来的表格才能满足各种需要。
01 明确制表目的
在制作表格时要先明确制表目的，也就是通过表格需要达到什么样的目的。
例如，领导要求对全年的招聘成果进行分析，分别按照预计招聘人数、实际招聘人数和招聘完成率来汇总每月的招聘成果，并且对全年招聘的完成情况进行统计分析。
这时就需要建立一份招聘数据源表，其核心字段包括招聘月份、招聘岗位、预计招聘人数，以及实际招聘人数等，如下图所示。
数据源表格建立后，就可以得到领导想要的统计效果，对全年度招聘完成情况进行了统计，并且使用图表对全年招聘任务完成情况进行了分析，效果如下图所示。
02 设定表格字段
字段是对一列数据的统称，是 Excel 表格的框架。
因此，字段的设定对于表格设计非常重要。要想设计出专业的表格，一般需要遵循 3 个步骤来设定表格字段，如下图所示。
字段分析
很多人设计表格时，都不知道表格中应包含哪些字段才最合理。
其实，大部分字段是根据制表目的而得来的。
例如，某 HR 要统计各部门员工的年休假天数，从中可以得出：各部门 = 部门、员工 = 姓名、年休假天数 = 应休天数。
因此，这张数据源表格中至少应该包含部门、姓名、应休天数 3 个字段。
字段拓展
3个字段并不能撑起一张表格，所以需要进一步挖掘这些基础字段背后隐藏的其他字段。
一般地，如果表格中要列出员工姓名和部门，那么员工编号是必不可少的，而且要统计年休假天数，就必须知道年休假天数是根据工作工龄来确定的，而工作工龄（指员工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时间，包括本企业工龄在内）是根据参加工作时间的长短来确定的，由此又可以得出，员工编号、工作工龄和参加工作时间 3 个字段。
字段顺序调整
做任何事情都要有一个基本的顺序，表格也一样。
如果表格中的行列安排不符合顺序，那么看起来会非常别扭，没有逻辑。
因此，在确定好表格中的字段后，还需要对表格字段进行排序，这样就能得到字段完整且排列正确的数据源表格了，效果如下图所示。
03 装饰美化表格
一张专业、优秀的表格，不仅字段安排要符合逻辑，还必须令人查看起来轻松、舒服，所以制作好表格后，还需要根据实际需要对表格进行装饰美化。
表格的美化主要包括设置单元格格式、设置对齐方式、调整行高或列宽、添加边框和底纹等。
需要注意的是，对表格的美化一般不需要“浓妆艳抹”，如下图所示的表格，什么都想突出，结果却什么都突出不了。
表格的美化讲究舒服和直观，只要看着舒服，数据直观即可。
例如，下图所示为对上图表格的美化效果进行修改后的效果。
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