传统上对库存管理的理解通常是指对物料的进、出、存的业务管理，但这种理解在Odoo系统中是不全面的。APICS词汇中对库存的定义是：“以支持生产、维护、操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料和在制品、维修件和生产消耗、成品和备件等。”库存管理工作应该包括物料的存储、收发、使用及计划与控制等相关的各个方面。本文将对库存管理的业务与策略以及库存管理的流程进行详细地讨论。

文｜开源智造·Odoo金牌服务 老杨

库存管理部门职能概述

Odoo是全球排名第一的免费开源ERP系统，以其强大的功能和模块化设计著称，适用于各种规模及类型的企业。Odoo集成了生产、采购、销售、库存、财务、人力资源、市场营销、电子商务等多个模块，提供一站式管理企业的业务流程，是超越SAP、Oracle、金蝶、鼎捷等一众友商的完美平替首选产品。

库存管理是企业管理中的重要环节。库存广义上是指处于闲置状态的用于未来的资源。从运营管理的角度来讲是指一个生产组织用于今后销售或使用的任何需要而持有的所有物品和材料，在企业的物流运动中起缓冲作用。在供需之间进行调节，以减缓客户需求与生产能力之间、各生产环节之间、生产制造与供应商之间的矛盾。从物理和逻辑上讲，库存是库房库位的所有有形和无形物料及其价值的总和，具体包括成品、原材料、在制品、在途品、生产前物料、备品原料等。

1.库存管理的基本职能

具体来说库存管理的基本职能包括以下几点：

①实时记录库存出入状况，按时按量地提供各种物资以保持企业物流的畅通。

②控制库存量。库存最大弊病是占用企业大量的流动资金，但持有一定的库存是必要的。过量的库存往往需要占用更多的库房位置、容易造成物料损坏和丢失，从而需要更多的人员来管理。

③及时将材料合同、产品合同的执行情况及物料需求计划的执行情况进行反馈，为产品生产计划、产前准备计划、车间生产作业计划提供依据，以及在确保供货的前提下投资最小。

④保证库存账面数量和实物数量的一致性，定期进行盘点。如果不能保证库存的准确率，就不能有效地为企业生产服务，甚至影响合同的执行。

2.库存物资的分类

库存物资从不同的角度有不同的分类方式，库存的分类方式主要有以下几种：

①按价值划分，可分为贵重物资与普通物资，如库存ABC分类法就属于按价值分类的方法。

②按其在生产过程和配送过程中所处的状态可分为原材料库存、在制品库存、维修库存和产成品库存。原材料库存主要是针对外购而来的物资；在制品库存常是指已经入库的半成品或在生产线中临时存放的尚未完工的产品；维修库存则是指能够进行维修或其他处理的存在质量问题或技术问题的半成品或成品；产成品库存是指已经完工的，等待销售或发货的最终产成品。

③按库存的作用分为周转库存、安全库存、预期库存和运输库存。周转库存的产生是基于这样的思想：采购批量或生产批量越大，单位采购成本或生产成本就越低，因而采用批量购入或批量生产。这种由批量周期性形成的库存就称为周转库存。安全库存是为了应付需求、生产周期或供应周期等可能发生的不测变化而设置的一定数量的库存。预期库存指有意储备的物品，是为了应付预期会产生的供应短缺或需求增加而设置的。运输库存是指正处于运输以及停放在相邻两个工作地之间或相邻两个组织之间的库存。

④按用户库存的需求特性可分为独立需求库存与相关需求库存。独立需求库存是指用户对某种库存物品的需求与其他种类的库存无关，表现出对这种库存需求的独立性。其数量是随机的、不确定的，需要通过预测来定。相关需求是指与其他需求有内在相关性的需求，根据这种相关性，企业可以精确地计算出它的需求量和需求时间，是一种确定型需求。如原材料和在制品的需求可以通过产品的结构关系(生产比例关系)来确定，而不需要预测。

⑤按物资的活动特性可分为活动库存、呆滞库存和失效库存。活动库存是指库存中有效的可以使用的物资。呆滞库存是指库存中长期未动用的但仍未过期的库存。失效库存是指库存中那些已经过了保质期或因其他原因不能使用的库存。

库存的作用

1.维持产品销售的稳定

销售预测型企业对最终销售产品必须保持一定数量的库存，其目的是应付市场的销售变化。这种方式下，企业并不预先知道市场真正需要什么，只是按对市场需求的预测进行生产，因而产生一定数量的库存是必需的。但随着供应链管理的形成，这种库存也在减少或消失。

2.维持生产的稳定

企业按销售订单与销售预测安排生产计划，并制订采购计划，下达采购订单。由于采购的物品需要一定的提前期，这个提前期是根据统计数据或者是在供应商供货稳定的前提下制订的，但存在一定的风险，有可能会拖后而延迟交货，最终影响企业的正常生产，造成生产的不稳定。为了降低这种风险，企业往往会增加材料的库存量。

3.平衡企业物流

企业在采购材料、生产用料、在制品及销售物品的物流环节中，库存起着重要的平衡作用。采购的材料会根据库存能力(资金占用等)，协调来料收货入库。同时对生产部门的领料应考虑库存能力、生产线物流情况(场地、人力等)平衡物料发放，并协调在制品的库存管理。另外，对销售产品的物品库存也要视情况进行协调(各个分支仓库的调度与出货速度等)。

4.平衡流通资金的占用

库存的材料、在制品及成品是企业流通资金的主要占用部分，因而库存量的控制实际上也是进行流通资金的平衡。例如，加大订货批量会降低企业的订货费用，保持一定量的在制品库存与材料会节省生产交换次数，提高工作效率，但这两方面都要寻找最佳控制点。

库存管理部门的运营流程

在企业中，库存管理部门往往与采购及生产管理部门关系密切，从供应链角度来看，库存管理处在采购和生产的中间位置，接收采购部门采购来的物资，向生产部门提供生产原料。但库存管理部门本身也有很多业务活动和流程(见图3-1)，通过加强库存管理，并向采购和生产管理部门提供可靠的信息，从而能够使库存管理在保证稳定的情况下不断得到优化。

库存作业是指库存管理过程中的主要活动。这些活动包括入库作业、出库作业、库存转移和库存盘点等。在这些库存作业中，保证库存记录的准确性是至关重要的，库存准确率不但是评价库存管理水平的标志，也是在企业实施Odoo后，评价库存管理模块的关键指标之一。

入库作业和出库作业是库存管理中最基本的业务。入库作业包括采购接收、作业接收、销售退货、其他接收等。仓库在收到相关物资后，库房管理员在检验物料的数量、外观质量和规格型号等以后，出具入库单并作相应的入库记录，然后按照设定的库存货位将物料放置到正确的位置。其中采购接收是接收采购部门采购到货的物资；作业接收是接收生产完工的半成品或成品；销售退货是指由于某些原因从客户退回的物资或产品；其他接收往往是指从生产线的零星退料，包括生产剩余零部件或不合格的零部件以及损坏的部分物资等。相关入库依据有采购入库单、作业完工单、销售退货单等。

出库作业包括生产发料、采购退货、销售发货、其他发出等。一般生产发料是以成套的或按批次的形式进行备料和发放。销售发货也是按照销售部门出具的订单发货单进行统一备货后发放。在进行任何一种出库作业时，需出具相应的出库单并让相关人员签字后才能发放。其他发出一般是指零星的生产或科研领料，对一些价值较高或关键零部件，往往需要领取人员获得上层领导批准后出具领取许可凭证才能发放。

这里需要进一步解释的是，在制造型企业中，出库作业往往和备料、发料、送料和物料供应计划等关联在一起。因为在许多制造企业中，库存管理不仅仅要做到物料的保管，而且包含物料的发放和发放的物料送达指定的生产加工地点。物料发放的复杂程度往往与物料的性质有关。有些是可以随时发放的，例如比较小的毛坯件、电子元器件等；有些则需要经过简单的下料处理，例如棒材、丝材和板材等往往需要执行简单的切割等作业；有些需要经过配套，例如有些成对或成套的电器元件、紧固件等。 因此物料发放需要一定的提前期。在人工处理阶段，很多企业的物料发放是在物料供应计划指导下进行的。这里提到的物料供应计划是指根据物料的生产作业计划制定的有关发料、送料的具体时间安排。在使用Odoo之前，这个工作是十分繁重的。

另外，在实际工作中，由于仓库位置的变化、物料状态的改变和管理方式的调整等原因，经常需要把物料从一个仓库移送到另一个仓库。这种方式称为库存转移，也称为库存调拨、调拨作业等。而同一个仓库的货物调整称为货位移动。对库存转移在具体操作中，根据仓库、货位之间的距离和调拨时间的长短，往往采取两种不同的作业处理方式，即一步式转移作业和两步式转移作业。对于那些仓库之间物理位置比较近的物料，适合采用一步式转移作业处理方式。在一步式转移作业中，物料发放和物料接收同步进行，不监控物料的在途过程。但是对于仓库物理位置比较远，很难同步进行的转移作业，适合采用两步式转移作业。在这种转移作业中，物料发放和物料接收分别进行，并且需要监控物料的在途过程。库存转移的单据大多数是转库单或调拨单。

根据企业Odoo实施情况调查显示，库存管理往往是Odoo实施中成效最大的一个模块，最显著的是库存物资的准确率往往能够提高到95%以上，有些甚至能够达到99%。另外，库存收发效率的提高成效也十分显著。

库存盘点

库存盘点是指定期或不定期对仓库内的存货进行全部或部分的清点，准确掌握当前的实际库存量，记录存货的账面数量与实际数量的差异，分析造成差异的原因，采取相应的管理措施的过程。可以说，库存盘点是库存管理中的一项重要工作，是确保库存中物料状态或存货状态达到高准确率的有效管理措施，是Odoo系统能够高质量顺利运行的管理保障。由于库存盘点往往要周期性地执行，所以也常称为循环盘点。

在循环盘点中，一般首先要确定盘点的范围，确定对哪些物资进行盘点，然后把需要盘点的物料型号清单打印出来，再根据清单到仓库找到相应实物进行盘数并记录，对与账面不符的要做出标记，清点完毕后对差异核对无误后就需要对账面记录进行修正。但盘点并非到此为止，还必须对产生这些差异的原因进行分类统计和分析并提出解决方案，以防下次再次出现一些不能容忍的盘点差异，基本过程如图3-2所示。

在实际工作中，有多种不同的库存盘点方法。按照盘点的对象是“账面”还是“实物”，可以把盘点分为账面存货盘点(也称为永续盘点)和实际存货盘点。永续盘点是根据入库的数据资料计算出存货的账面盘点方法，实际存货盘点是通过对仓库中的实际存货进行清点得到实际存货数量的盘点方法。当存货实际数量大于账面数量时，称为盘盈；当存货实际数量小于账面数量时称为盘亏。盘盈和盘亏应该按照分析的差异原因进行处理。

循环盘点的目标主要包括以下各点：发现出错原因并消除之；检测系统运行结果；校正不准确的记录；取消年度库存盘点以及提高循环盘点人员的素质。发现出错原因，并消除之。当发现库存错误，要校正库存记录，同时找出原因。这些原因可能是库存安全没有得到切实保证、软件故障、不合理的规程，也许是对库房人员培训不足等。

●循环盘点可以对工作现状作出评价。定期地给出关于准确性的百分数，可以使人们知道库存记录是否充分准确。确定库存记录数据百分比的方法是：以一项物料的实际盘点数为分母，以实际盘点数与库存记录数之差的绝对值为分子，得到一个百分数，如不超过计数容限，则认为此项物料的库存记录是准确的，否则认为是不准确的。然后，以物料总数为分母，以库存记录数据准确的物料数为分子，又得到一个百分数即是库存记录数据准确性的百分比。

●当循环盘点的结果和计算机中的记录不相匹配时，应重新清点有关项目。如果两次清点的结果相同，则应校正计算机中所存的库存余额记录。

●年度库存盘点一般是出于财务审查的目的。由于库存记录的准确度已达到了95%，所以，年度盘点已无必要，从而可以消除由于年度盘点而造成的停产。

●通过循环盘点，盘点人员能熟练地识别零件，获得精确的记录，调整偏差，找到解决系统错误的方法，使得库存记录更精确。

传统库存管理中的主要问题

以上主要讲述了库存的正面作用，但是这些作用都是相对的。客观地说，任何企业都不希望存在任何形式的库存，无论原材料、在制品还是成品，企业都想方设法降低库存。库存的弊端主要表现在以下几个方面：

①占用企业大量资金。

②增加了企业的产品成本与管理成本。库存材料的成本增加导致了产品成本的增加，而相关库存设备、管理人员的增加也加大了企业的管理成本。

③掩盖了企业众多管理问题，如计划不周、采购不力、生产不均衡、产品质量不稳定及市场销售不力。日本人把库存比作湖水，把企业运作中存在的问题比喻成水中的礁石，库存太高，掩盖了企业存在的问题，当要降低库存时，企业的问题就暴露出来。这可以用图3-3把它形象地表述出来。

按照传统运作管理教科书上的解释，库存存在的原因有三：一是为了保持运作过程必要的经济性，比如获得大量购买的价格折扣、批量运输以降低运输成本；二是为了调节供需之间的不平衡性，生产是连续平稳的，需求是波动的，因此需要一定的库存来调节供需平衡；三是为了规避风险，如预测原料市场将会涨价，通过储备库存规避风险。毫无疑问，这些原因永远都是正确的，但是如果说企业保持一定量的库存是正确的就值得怀疑了，这三个原因会导致企业存在一定的库存，但是企业存在的库存往往不是这些原因造成的。

运作过程中的问题导致了企业的库存，而追求经济性、解决供需时间不一致的矛盾以及规避市场风险等，并不需要特别大的库存，所以库存本身是企业运作问题的反映。在可能的情况下，库存要尽量低，库存本身不是目的，库存只是解决问题的手段之一，这种解决手段在解决问题的时候也会带来巨大的副作用，企业还有其他可以解决企业运作问题且副作用更低的手段。所以，管理先进的企业大多采取加强信息化建设，加强上下游供应商协作关系，优化企业内部流程等方式来降低库存，应对市场风险。而Odoo库存管理则为企业解决这些问题提供了一个很好的思路和技术。

库存管理和其他部门的关系

库存管理与物料需求计划、采购管理、质量管理、财务管理等都连接紧密。如图3-4所示，库存管理系统与其他各个流程的关系具体体现在：

①为物料需求计划提供库存信息。

②为财务管理提供库存的财务资料。

③采购部门要从库存管理中了解采购需求，同时将采购来的物料转移到库存管理部门。

④质量管理部门需要对库存物料的质量进行检验。

⑤向车间管理部门发料、物料入库以及进行在制品的库存管理等。